Access คืออะไร

Access 2010 คือเครื่องมือออกแบบและพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลที่คุณสามารถใช้ในการติดตามข้อมูลที่สำคัญได้ คุณสามารถเก็บข้อมูลของคุณไว้ในคอมพิวเตอร์ หรือจะประกาศไปยังเว็บ เพื่อให้บุคคลอื่นสามารถใช้ฐานข้อมูลของคุณผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์ได้

หลายคนเริ่มหันมาใช้งาน Access เมื่อโปรแกรมที่พวกเขากำลังใช้ในการติดตามข้อมูลบางอย่างอยู่นั้น เริ่มที่จะไม่เหมาะกับงานที่ทำอยู่ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นผู้วางแผนเหตุการณ์ และคุณต้องการติดตามรายละเอียดทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องจัดการเพื่อทำเหตุการณ์ของคุณให้สำเร็จ ถ้าคุณใช้โปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมกระดาษคำนวณในการดำเนินการนี้ คุณอาจพบปัญหาเนื่องจากข้อมูลที่ซ้ำซ้อนและข้อมูลไม่สอดคล้องกันได้ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ซอฟต์แวร์ปฏิทินได้ แต่การติดตามข้อมูลทางการเงินในปฏิทินก็อาจยังไม่ดีพอ

ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Access

ในบางครั้ง คุณจำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เพื่อติดตามข้อมูลเหล่านี้ ซึ่งเป็นคลังข้อมูลที่ถูกแยกเป็นคอลเลกชันข้อมูลขนาดเล็ก (เรียกว่าตาราง) เพื่อขจัดความซ้ำซ้อน แล้วจึงกำหนดให้สัมพันธ์กันตามข้อมูลปลีกย่อยที่เหมือนกัน (เรียกว่าเขตข้อมูล) ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ของการวางแผนเหตุการณ์อาจมีตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลลูกค้า ตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลผู้จำหน่าย และอีกตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลเหตุการณ์ ตารางสำหรับข้อมูลเหตุการณ์อาจมีเขตข้อมูลหนึ่งที่สัมพันธ์กับตารางลูกค้า และเขตข้อมูลอีกเขตข้อมูลหนึ่งที่สัมพันธ์กับตารางผู้จำหน่าย ด้วยความสัมพันธ์เหล่านี้ ถ้าผู้จำหน่ายรายหนึ่งเปลี่ยนแปลงหมายเลขโทรศัพท์ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลนี้ก็จะทำในตารางผู้จำหน่ายเพียงครั้งเดียวเท่านั้น แทนที่จะต้องทำซ้ำๆ กันในทุกเหตุการณ์ที่ผู้จำหน่ายรายนี้เข้าไปเกี่ยวข้องด้วย

Access เป็นเครื่องมือที่คุณสามารถใช้ในการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่จะช่วยคุณในการจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลเพื่อช่วยคุณติดตามข้อมูลชนิดใดก็ได้ เช่น สินค้าคงคลัง ที่ติดต่อผู้เชี่ยวชาญ หรือกระบวนการทางธุรกิจ จริงๆ แล้ว Access มาพร้อมกับแม่แบบที่คุณสามารถนำไปใช้ในการติดตามข้อมูลชนิดต่างๆ ได้ทันที ซึ่งทำให้สิ่งต่างๆ เป็นเรื่องง่ายแม้ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นใช้งานก็ตาม

เมื่อคุณเปิด Access

เมื่อคุณเริ่มต้น Access 2010 คุณจะเห็นมุมมอง Microsoft Office Backstage ซึ่งคุณจะสามารถเรียกใช้ข้อมูลเกี่ยวกับฐานข้อมูลปัจจุบัน สร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ และดูเนื้อหาพิเศษจาก Office.com

นอกจากนี้ มุมมอง Backstage ยังมีคำสั่งอื่นๆ จำนวนมากที่คุณสามารถใช้ในการปรับ บำรุงรักษา หรือใช้ฐานข้อมูลของคุณร่วมกันได้ โดยทั่วไปแล้ว คำสั่งต่างๆ ในมุมมอง Backstage จะถูกนำไปใช้กับฐานข้อมูลทั้งฐานข้อมูล ไม่ใช่กับวัตถุภายในฐานข้อมูล

หมายเหตุ   คุณสามารถเรียกใช้มุมมอง Backstage ได้ทุกเมื่อด้วยการคลิกแท็บ แฟ้ม

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล ใน Access 2010

ก่อนจะเริ่มทำงานในฐานข้อมูล เราควรมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า ในหน้าต่างการทำงานฐานข้อมูล

นั้น มีส่วนประกอบที่สำคัญอะไรบ้าง ซึ่งส่วนประกอบที่สำคัญในหน้าต่างฐานข้อมูลนั้นจะประกอบไปด้วย

1. แถบชื่อ = ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่เปิดใช้งาน        2. ปุ่ม แฟ้ม (File) = ใช้จัดเก็บเมนูคำสั่งต่าง ๆ เช่นเดียวกับปุ่ม Office ในโปรแกรม Microsoft Access 2007        3. แถบเมนู = ใช้แสดงเมนูคำสั่งที่ใช้ในโปรแกรม        4. ริบบอน = ใช้แสดงไอคอนเครื่องมือที่ต้องใช้งานบ่อย ๆ        5. พื้นที่การทำงาน = ใช้แสดงรายการทำงานต่าง ๆ ในฐานข้อมูล        6. Navigation Pane = ใช้แสดงรายชื่อออบเจ็กต์ในฐานข้อมูล        7. ปุ่มควบคุม Windows = ใช้ควบคุมการเปิด – ปิด หน้าต่างฐานข้อมูล        8. แถบสถานะการทำงาน = ใช้แสดงสถานะการทำงานต่าง ๆ ของโปรแกรม

การเริ่มต้นสร้างไฟล์ฐานข้อมูล ใน Access 2010

การสร้างไฟล์ฐานข้อมูลด้วยไอคอน ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)        - หน้าต่างตอนเริ่มโปรแกรมจะมีลักษณะดังภาพ                  1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > สร้าง (New) > ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)               2. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล              3. คลิกปุ่ม สร้าง (Create)                4. ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้นมาให้ใช้งาน                .  มุมมองออกแบบ (Design View) Click เลือกที่มุมมอง (View)                  สร้างชื่อ Table หรือ Entity ที่ได้ออกแบบไว้ ในที่นี้สร้างชื่อStudent               กำหนดชื่อเขตของข้อมูล (Field Name) และกำหนดชนิดของข้อมูล (Data Type) ซึ่งเราจะสามารถเลือกได้ว่าจะกำหนดชนิดของข้อมูลให้เป็นแบบใด               กำหนด Primary Key เลือกชื่อเขตข้อมูล (Field Name) ที่ต้องการทำให้เป็น Primary Key แล้ว Click ที่ คีย์หลัก (Primary Key) หลังจากนั้นเขตข้อมูล (Field Name) ที่เราเลือกไว้จะปรากฎรูปกุญแจข้างหน้าชื่อเขตข้อมูลนั้น                   การบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นมาเพื่อจัดเก็บไว้ใช้งาน สามารถทำได้หลายลักษณะดัวยกัน การบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลใหม่                 การบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลที่ได้สร้างขึ้นมาใช้งานครั้งแรกนั้น มีขั้นตอนดังต่อไปนี้                  1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึก (Save)                     2. เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล                     3. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล                    4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)

ขั้นตอนการสร้างความสัมพันธ์แต่ละ Entity หรือ ตาราง

              1.  ความสัมพันธ์ (Relationships)<>เลือกที่ เครื่องมือฐานข้อมูล (Database Tools) 

                

                2.เลือกตารางที่เราต้องการจะสร้างความสัมพันธ์ โดยการกดที่ เพิ่ม (Add)

                 3. Click ค้างไว้ที่ Primary Key ของ Table ที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ และลากไปยัง Foreign Key ในอีกตารางหนึ่ง ในที่นี้จะกำหนดให้RID เป็น Primary Key ของตาราง Room ที่จะสร้างความสัมพันธ์กับ RID ที่เป็น Foreign Key ของ ตาราง Course หลังจากปล่อยเมาส์แล้วจะขึ้นหน้าต่างดังต่อไปนี้

- การเลือก “บังคับให้มี Referential Integrity” (Enforce Referential Integrity) ถ้าจะให้คงสภาพการอ้างอิงความสัมพันธ์
- การเลือก “ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (Cascade Update Related Fields) หมายถึง เมื่อแก้ไขข้อมูลตารางด้าน Primary Key จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ Foreign Key ถูกแก้ไขด้วย
- การเลือก “ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (Cascade Delete Related Records) หมายถึง ถ้าลบเรคอร์ดด้าน Primary Key จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ Foreign Key ถูกลบด้วย
หลังจากนั้นเลือก สร้าง (Create) จะปรากฏเส้นความสัมพันธ์ขึ้น โดยที่มีเลข1 กับ ∞ นั้นหมายความว่าเป็นความสัมพันธ์แบบ 1 To Many

การจัดการข้อมูลด้วย Query

Query เป็นเครื่องมือที่สามารถ
- ช่วยในการค้นหา และกรองข้อมูล
- เรียงลำดับและจัดกลุ่มข้อมูล
- สร้าง Table ขึ้นมาใหม่จาก Field ข้อมูลใน Table ที่มีอยู่แล้วโดยไม่ต้องเข้าไปสร้างเองในมุมมอง Design
- นำข้อมูลจากหลายๆ Table ที่สัมพันธ์กันมาแสดงในตารางผลลัพธ์เสมือนเป็น Table เดียวกันได้ เป็นต้น
Access ได้สร้าง Query ออกเป็น 5 ประเภทตามลักษณะการใช้งานคือ
1) Select Query ใช้สอบถามข้อมูลจาก 1 Table หรือหลายๆ Table ที่ตรงกับเงื่อนไขกำหนด
2) Crosstab Query ใช้สอบถามข้อมูลและแสดงผลลัพธ์แบบ 2 มิติ โดยสลับข้อมูลในแนวแถวและแนวคอลัมน์
3) Action Query ใช้สร้าง Table ใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Table เช่น แก้ไขข้อมูล เพิ่มเรคอร์ดใหม่ ลบเรคอร์ดใหม่และเก่า
4) Parameter Query เป็น Query ที่ให้ผู้ใช้ใส่ค่าพารามิเตอร์ได้ในระหว่างประมวลผล (run-time) เพื่อใช้ค้นหาหรือคำนวณค่า เช่น ใส่อัตราการเปลี่ยนแปลงต้นทุนและราคาสินค้า เพื่อคำนวณหากำไร ณ อัตราต่างๆ
5) SQL Query สำหรับ Query ประเภทนี้ ผู้ใช้ต้องสร้างขึ้นด้วยภาษา SQL (Structured Query Language) ซึ่งเป็นภาษามาตรฐานที่ใช้จัดการฐานข้อมูล

การสร้างแบบสอบถาม

 

                         1. ที่ Tab สร้าง (Create) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

                         2. เลือกตารางที่ต้องการใช้ แล้วเลือก เพิ่ม (Add)

                            3. เมื่อเลือกตารางที่เราต้องการแล้ว บริเวณด้านล่างของโปรแกรมจะปรากฏ Query Design Grid โดยมีรายละเอียดในแต่ละหัวข้อดังนี้

- เขตข้อมูล (Field) ใส่ชื่อฟิลด์ที่จะค้นหาข้อมูลเพื่อแสดงในตารางผลลัพธ์
- ตาราง (Table) ใส่ชื่อ Table/Query ที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูล
- เรียงลำดับ (Sort) เป็นแถวที่ใช้กำหนดรูปแบบการจัดเรียงข้อมูล Ascending (เรียงจากน้อยไปมาก) , Descending (เรียงจากมากไปน้อย) และ not Sorted (ไม่ต้องจัดเรียง)
- แสดง (Show) ใช้ซ่อน Field ที่ไม่ต้องการแสดงค่าในตารางผลลัพธ์ โดยคลิกล้างเครื่องหมายถูกในช่องสี่เหลี่ยม
- เกณฑ์ (Criteria) ใส่เงื่อนไขการสอบถามข้อมูล ซึ่งอาจเป็นนิพจน์ที่ประกอบด้วยฟังก์ชันหรือสูตรทางคณิตศาสตร์
4. เราสามารถสร้างนิพจน์และเงื่อนไขให้กับ Query ได้ในส่วนของเกณฑ์ (Criteria) โดยรูปแบบนิพจน์ใน Access นั้นจะคล้ายนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ ต่างกันตรง Access กำหนดให้ฟิลด์ข้อมูลคือตัวแปรที่เก็บค่าหรือผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณ โดยฟีลด์ข้อมูลนี้อาจเป็นฟีลด์ข้อมูลจริงในตาราง หรือเป็นฟีลด์เสมือนที่สร้างใน Query โดยสามารถแบ่งได้ดังนี้
- คณิตศาสตร์ เช่น + - * /
- เปรียบเทียบค่า เช่น < > <= > >= = <>
- ตรรกศาสตร์ เช่น Not And Or Xor Eqv Imp
- แบบพิเศษ เช่น Is, Is Not, Like, In, Between…And
- การเชื่อมข้อความ เช่น & +

ส่วนการสร้างเงื่อนไขด้วย And , Or , และ Between…Andมีรายละเอียดคร่าว ดังนี้

             ตัวกระทำ And ใช้เชื่อมเงื่อนไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยทุกเงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะภายใต้เงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย เงื่อนไขที่จะนำมา And กัน ต้องใส่ในแถวเดียวกันของช่อง เกณฑ์ (Criteria) เช่น SID>=1 And SID<=20 หมายความว่าให้แสดง SIDตั้งแต่ 1 ถึง 20

              ตัวกระทำ Or ใช้เชื่อมเงื่อไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยอย่างน้อย 1เงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะของเงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย วิธีใส่เงื่อนไขทำได้ 2 แบบคือ
              1) ใส่เงื่อนไขเรียงต่อกันในแถว เกณฑ์ (Criteria) ของคอลัมน์เดียวกัน โดยคั่นแต่ละเงื่อนไขด้วย Or เช่น การให้แสดง SID 30 หรือ 48

            2) เงื่อนไขแรกใส่แถว เกณฑ์ (Criteria) เงื่อนไขถัดไปใส่แถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมา ถ้ามีมากกว่าสองเงื่อนไขให้ใส่ในแถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมาเรื่อยๆ

            การสร้างเงื่อนไขเพื่อเปรียบเทียบค่าแบบเป็นช่วงด้วยตัวกระทำBetween…And นั้น ช่วงข้อมูลต้องมีขอบเขตที่แน่นอน เช่น ต้องการค้นหาSID ในช่วง 20 – 50 ต้องตั้งเงื่อนไขว่า Between 20 And 50

                ในการสั่งรัน Query ให้คลิกที่คำสั่ง เรียกใช้ (Run) เพื่อให้แสดงผลลัพธ์ตามที่เราได้สร้าง Query ไว้

การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว

        เป็นการนำไฟล์ฐานข้อมูลมาบันทึกเป็นไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ ซึ่งการบันทึกไฟล์ในลักษณะนี้ทำได้โดย
วิธีการบันทึกไฟล์ข้อมูลใหม่จากไฟล์เก่าที่มีอยู่

                             1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึกฐานข้อมูลเป็น (Save Database As)

                          2. เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล
                          3. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล

                          4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)

ขั้นตอนการสร้าง Entityหรือโครงสร้างตาราง (Table)(อ้างอิงจาก Entity

                     การสร้างตารางใหม่ ให้ที่ Tab สร้าง (Create) และเลือกที่ ตาราง(Table) หรือ ออกแบบตาราง (Table Design) เพื่อเข้าสู่การสร้างโครงสร้างตารางในมุมมองออกแบบ (Design View) ได้เลย

                    ในกรณีต้องการสร้าง Primary Key สองตัวในหนึ่งตาราง ให้กดCtrl ค้างไว้ แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นกด Click ที่ คีย์หลัก (Primary Key)

            มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) เพื่อป้อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล และแสดงข้อมูลในตารางที่เราได้สร้างไว้<>เลือกที่ มุมมอง (View) 

ขั้นตอนการบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ใน Access 2010

ขั้นตอนสุดท้ายในการใช้งานเบื้องต้น

        เป็นการนำไฟล์ฐานข้อมูลมาบันทึกเป็นไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ ซึ่งการบันทึกไฟล์ในลักษณะนี้ทำได้โดย
วิธีการบันทึกไฟล์ข้อมูลใหม่จากไฟล์เก่าที่มีอยู่

1.         1.กดปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึกฐานข้อมูลเป็น (Save Database As)

2. เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล
3. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล

4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)