การสร้างแบบสอบถาม

 

                         1. ที่ Tab สร้าง (Create) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

                         2. เลือกตารางที่ต้องการใช้ แล้วเลือก เพิ่ม (Add)

                            3. เมื่อเลือกตารางที่เราต้องการแล้ว บริเวณด้านล่างของโปรแกรมจะปรากฏ Query Design Grid โดยมีรายละเอียดในแต่ละหัวข้อดังนี้

- เขตข้อมูล (Field) ใส่ชื่อฟิลด์ที่จะค้นหาข้อมูลเพื่อแสดงในตารางผลลัพธ์
- ตาราง (Table) ใส่ชื่อ Table/Query ที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูล
- เรียงลำดับ (Sort) เป็นแถวที่ใช้กำหนดรูปแบบการจัดเรียงข้อมูล Ascending (เรียงจากน้อยไปมาก) , Descending (เรียงจากมากไปน้อย) และ not Sorted (ไม่ต้องจัดเรียง)
- แสดง (Show) ใช้ซ่อน Field ที่ไม่ต้องการแสดงค่าในตารางผลลัพธ์ โดยคลิกล้างเครื่องหมายถูกในช่องสี่เหลี่ยม
- เกณฑ์ (Criteria) ใส่เงื่อนไขการสอบถามข้อมูล ซึ่งอาจเป็นนิพจน์ที่ประกอบด้วยฟังก์ชันหรือสูตรทางคณิตศาสตร์
4. เราสามารถสร้างนิพจน์และเงื่อนไขให้กับ Query ได้ในส่วนของเกณฑ์ (Criteria) โดยรูปแบบนิพจน์ใน Access นั้นจะคล้ายนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ ต่างกันตรง Access กำหนดให้ฟิลด์ข้อมูลคือตัวแปรที่เก็บค่าหรือผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณ โดยฟีลด์ข้อมูลนี้อาจเป็นฟีลด์ข้อมูลจริงในตาราง หรือเป็นฟีลด์เสมือนที่สร้างใน Query โดยสามารถแบ่งได้ดังนี้
- คณิตศาสตร์ เช่น + - * /
- เปรียบเทียบค่า เช่น < > <= > >= = <>
- ตรรกศาสตร์ เช่น Not And Or Xor Eqv Imp
- แบบพิเศษ เช่น Is, Is Not, Like, In, Between…And
- การเชื่อมข้อความ เช่น & +

ส่วนการสร้างเงื่อนไขด้วย And , Or , และ Between…Andมีรายละเอียดคร่าว ดังนี้

             ตัวกระทำ And ใช้เชื่อมเงื่อนไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยทุกเงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะภายใต้เงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย เงื่อนไขที่จะนำมา And กัน ต้องใส่ในแถวเดียวกันของช่อง เกณฑ์ (Criteria) เช่น SID>=1 And SID<=20 หมายความว่าให้แสดง SIDตั้งแต่ 1 ถึง 20

              ตัวกระทำ Or ใช้เชื่อมเงื่อไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยอย่างน้อย 1เงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะของเงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย วิธีใส่เงื่อนไขทำได้ 2 แบบคือ
              1) ใส่เงื่อนไขเรียงต่อกันในแถว เกณฑ์ (Criteria) ของคอลัมน์เดียวกัน โดยคั่นแต่ละเงื่อนไขด้วย Or เช่น การให้แสดง SID 30 หรือ 48

            2) เงื่อนไขแรกใส่แถว เกณฑ์ (Criteria) เงื่อนไขถัดไปใส่แถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมา ถ้ามีมากกว่าสองเงื่อนไขให้ใส่ในแถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมาเรื่อยๆ

            การสร้างเงื่อนไขเพื่อเปรียบเทียบค่าแบบเป็นช่วงด้วยตัวกระทำBetween…And นั้น ช่วงข้อมูลต้องมีขอบเขตที่แน่นอน เช่น ต้องการค้นหาSID ในช่วง 20 – 50 ต้องตั้งเงื่อนไขว่า Between 20 And 50

                ในการสั่งรัน Query ให้คลิกที่คำสั่ง เรียกใช้ (Run) เพื่อให้แสดงผลลัพธ์ตามที่เราได้สร้าง Query ไว้